Wypróbuj teraz

Jak zwiększyć efektywność pracowników w trybie pracy zdalnej?

7.04.2020  / 15 min czytania

W obecnej sytuacji epidemii większość pracodawców musiała zrezygnować z tradycyjnych warunków pracy w biurze, na rzecz pracy zdalnej. Konieczność szybkiej zmiany zarządzania pracownikami wiążę się z reorganizacją struktury komunikacyjnej firmy. Co zrobić, aby efektywność pracowników nie zmalała? Jakie narzędzia mogą posłużyć do lepszej organizacji pracy i szybszego wykonywania zadań?

W artykule przedstawimy:

  • Główne wyzwania, jakie stoją przed managerami i liderami zespołów przy koordynowaniu i motywowaniu pracowników w trybie pracy zdalnej.
  • Narzędzia i funkcjonalności, które poprawią komunikację i zarządzanie pracą w firmie.
  • Działania, dzięki którym pracownicy będą pracować wydajniej.

Jak informuje badanie Buffer, przeprowadzone wśród pracowników korzystających z trybu pracy zdalnej, tylko 31% firm gwarantuje pracę zdalną dla wszystkich pracowników w firmie. 40% respondentów pracuje w zespołach, w których część zespołu ma możliwość wykonywania obowiązków zdalnie, a część w siedzibie firmy. W sytuacji epidemii większość przedsiębiorstw zmuszona została do zmiany organizacji pracy, co wiąże się z nowymi wyzwaniami liderów zespołów oraz samych pracowników. Jakie metody i działania można wprowadzić, aby ta zmiana była jak najmniej bolesna?

Jedną z najczęściej wymienianych obaw dotyczących pracy z domu jest mała efektywność pracowników i brak kontroli nad wykonywaniem przez nich zadań. Przekonujemy, że odpowiednie narzędzia w przedsiębiorstwie pozwolą zwiększyć wydajność pracy i usystematyzować zarówno tą w trybie zdalnym jak i stacjonarnym.

Wyzwania stojące przed liderami zespołów pracujących zdalnie

Zmiana trybu pracy wymaga reorganizacji systemu komunikacji i zarządzania zespołem. Wybraliśmy 3 najważniejsze wyzwania stojące przed liderami zespołów w celu usystematyzowania i poprawy jakości pracy współpracowników:

  • kontrola nad zleconymi projektami
  • udostępnianie i współtworzenie plików
  • stworzenie skutecznych kanałów komunikacji.

Kontrola nad zleconymi zadaniami w pracy zdalnej

Obawa o niewykonywanie zadań przez pracowników, których fizycznie nie jesteśmy w stanie kontrolować jest jednym z najczęściej wymienianych minusów pracy zdalnej. Niepokój ten tak naprawdę nie jest niczym uzasadniony. Najczęściej wydajność pracowników wykonujących swoje zadania z domu jest wyższa, niż przy stacjonarnej pracy biurowej m.in. na większe skupienie pozwala brak czynników rozpraszających takich jak gwar rozmów. Usystematyzowane zlecanie zadań do wykonania i ich kontrola jest kluczem do realizacji każdego projektu. Istnieje wiele aplikacji oraz narzędzi, które pozwalają generować listy zadań i monitorować postęp wykonywanych prac. Jedną z nich jest aplikacja Zarządzanie Projektami w korporacyjnej, platformie społecznościowej HCL Connections.

Jasno wytyczaj zadania do wykonania, określaj termin ich realizacji i przypisuj pracowników

Aplikacja Zarządzanie Projektami pozwala na generowanie projektu z podziałem na zadania główne i szczegółowe. Każde zadanie można przypisać do konkretnego użytkownika lub grupy użytkowników oraz określić termin jego realizacji. W pulpicie pracownika pojawiają się wszystkie zadania do realizacji, zrealizowane, z kończącym się terminem realizacji oraz te po terminie, które wykonane nie zostały. Opcja monitorowania zadań w projekcie lub przypisanych do konkretnego pracownika pozwala kontrolować przebieg prac i w czasie rzeczywistym wyłapywać niejasności i opóźnienia. Jasno wytyczone cele oraz terminy realizacji pozwalają pracownikom organizować czas własny pracy i przejmować odpowiedzialności za realizację zadania.

Udostępnianie, przechowywanie i współdzielenie plików

Informacje, które często można było przekazać słownie lub za pomocą dokumentów drukowanych, teraz trzeba przenieść do on-line. Kategoryzacja, grupowanie i przyznawanie dostępu do materiałów jest wyzwaniem. Przekazywanie każdorazowo informacji i plików poprzez komunikatory wewnętrzne tworzy szum informacji, a wysyłanie pocztą elektroniczną jest problematyczne i zajmuje dużo czasu.

Zgromadź pliki potrzebne do pracy w jednym, dostępnym dla pracowników miejscu

Wewnętrzna platforma HCL Connections pozwala na gromadzenie plików w obrębie społeczności współpracowników. Jest to jedno z wielu funkcjonalności tego środowiska. W porównaniu z dokumentami umieszczanymi na dyskach sieciowych firmy, pliki w HCL Connections posiadają historię edycji, możliwość dodawania komentarzy i współtworzenie przez wielu użytkowników. Znaczniki przypisane do dokumentów pozwalają na wyszukiwanie materiałów poprzez dwa kliknięcia myszki. Wspomniana wcześniej opcja współtworzenia i edytowania dokumentów znacząco usprawnia pracę na odległość.

Stworzenie odpowiednich kanałów komunikacji

Praca zdalna to również zupełnie inna forma komunikacji z współpracownikami. Jak prezentuje raport Buffer, 17% pracowników pracujących w trybie zdalnym wskazuje, że boryka się z problemem komunikacji w swoim zespole. Podczas realizacji zadań grupowych to właśnie ona jest kluczem do sukcesu.

Komunikatory społecznościowe ścigają się w implementacji dodatkowych funkcjonalności i rozszerzaniu swojej oferty. Jednak przekazywanie wszystkich informacji i komunikatów poprzez wspólny kanał nie zawsze jest odpowiednim wyborem. W rozproszonym zespole opcje wspólnej integracji są bardzo ograniczone, a komunikator może być odpowiednim pasmem do utrzymania luźnych rozmów pomiędzy pracownikami.

Podziel kanały komunikacji w zespole i odpowiednio kieruj treści

Przy użyciu platformy społecznościowej HCL Connections możliwe jest przekazywanie informacji odnośnie realizowanych zadań pomiędzy współpracownikami. Fora pozwalają na wymianę poglądów oraz dyskusje przy wdrażaniu rozwiązań oraz grupują treści tematycznie. Pomysł, może zostać poddany dyskusji, dzięki temu każdy współpracownik będzie miał realny wpływ na rozwój projektu.

Profile użytkowników w wewnętrznej platformie HCL Connections wypełnione w podstawowe informacje, doświadczenie i zakres obowiązków umożliwiają znalezienie i skontaktowanie się z ekspertem w danej dziedzinie.

Przeniesienie pracy w tryb zdalny nie zawsze musi obniżyć efektywność Twoich pracowników. Kluczem do sukcesu jest ustalenie jasnych celów i konkretnego planu działania. Kompletne platformy społecznościowe takie jak HCL Connections, w jednym środowisku skupiają wiele funkcjonalności pozwalając pracować wydajniej. Po rozpoczęciu pracy z tym środowiskiem, Twoi pracownicy będą z niego korzystać nawet po powrocie do biura.

Skontaktuj się z nami i wypróbuj środowisko demo.

Zapraszamy do kontaktu

Jesteś zainteresowany naszymi rozwiązaniami?
Masz nurtujące Cię pytania, pomysł na rozszerzenie oprogramowania HCL Connections,
a może jesteś zainteresowany dostępem do środowiska demo?
Nie wahaj się, skontaktuj się z nami już dziś!