25.05.2020 / 5 minut czytania
Zarządzanie projektami przy użyciu narzędzi wspierających nie jest zarezerwowane jedynie dla dużych organizacji o skomplikowanej strukturze. Małe zespoły projektowe korzystając z odpowiednich narzędzi, są w stanie lepiej kontrolować realizację zaplanowanego projektu i wpływ poszczególnych zadań na termin końcowy. Przy wykorzystywaniu oprogramowania IBM/Lotus Notes lub Domino polecamy naszą autorską aplikację Zarządzanie Projektami.
Artykuł w skrócie:
- Wdrażanie systemów do zarządzania projektami jest skutecznym rozwiązaniem również w średnich i małych przedsiębiorstwach. Pozwala na realizację usług terminowo oraz agregację użytkowników, terminów, plików w jednym środowisku.
- Przedstawiamy 5 najbardziej przydatnych funkcji aplikacji Zarządzanie projektami.
- Wykres Gantta pozwala na planowanie zadań i wyznaczanie ścieżek krytycznych. Odpowiednie planowanie, przydzielanie zadań i ich terminowa realizacja jest kluczem do budowania silnych relacji z klientami.
Dlaczego warto wdrażać produktywne zarządzanie projektami i co ono oznacza w praktyce?
Czy narzędzie do zarządzania projektami jest potrzebne w Twojej organizacji? Dotychczasowe projekty realizujesz terminowo, a opóźnienia lub wewnętrzne problemy komunikacyjne zdarzają się sporadycznie? Jednak przyjrzyj się temu rozwiązaniu bliżej!
Jak zlecasz zadania zespołowi? Jak rozliczasz z wykonywanych czynności? Jak komunikujesz się z współpracownikami? Realizacja projektu w szczególności takiego, nad którym pracuje kilka/kilkanaście osób oraz zewnętrzny klient bez odpowiednich narzędzi jest możliwa, ale bywa męcząca i żmudna. Jakie są efekty braku dobrego zarządzania zleconymi projektami? Jednym z nich są opóźnienia w realizacji usług, co przekłada się na brak lojalności klientów, irytacje, złość i napięcia wewnątrz zespołu oraz dodatkowe koszty w realizacji projektu.
Zarządzanie zadaniami i projektami można usystematyzować, a całą komunikację zamknąć w jednej aplikacji.
Czym jest wykres Gantta?
Kilka słów o graficznym przedstawieniu, zależnych od siebie zadań w ujęciu czasowym – tym jest właśnie Wykres Gantta. Podstawowym celem Wykresu Gantta jest wspomaganie pracy kierownika projektu. Za jego pomocą można nie tylko planować i kontrolować wykonanie projektu, ale również uwzględniać zmienność przebiegu wykonywanego zadania.
Ciekawostka: Za prekursora Diagramu Gantta uważany jest Karol Adamiecki, który stworzył pierwsze tego typu narzędzie już w 1896 roku, jednak opublikował je dopiero w roku 1931.
Aplikacja zarządzanie projektami to nie tylko wykres Gantta, ale również seria dodatkowych funkcji usprawniających pracę tj. wykres zasobów ludzkich i monitorowanie realizacji zadań.
Dlaczego aplikacja Zarządzanie Projektami jest idealna dla środowiska HCL Connections?
Nasza aplikacja do zarządzania projektami rozszerza funkcjonalności oprogramowania HCL Connections (wcześniej IBM Connections), które jest platformą społecznościową dla firm. Aplikacja umożliwia szybkie i intuicyjne tworzenie zadań, określanie priorytetów i przypisywanie do nich użytkowników. Zarządzanie kilkoma projektami jest teraz prostsze niż kiedykolwiek.
W kontekście zarządzania projektami 5 najbardziej przydatnych funkcji aplikacji to:
1. Obrazowanie stanu zadań w projekcie
Zadania, jakie zostały przypisane w ramach projektu mogą być zobrazowane na podstawie kolorów w zależności od ich priorytetu. Innymi kolorami będą oznaczone zadania do wykonania z odległym terminem zakończenia, innym kolorem zadania krytyczne, zadania kończące się kamieniem milowym oraz zadania zagrożone, których zbliża się termin wykonania. Takie przedstawienie danych pozwala szybko wychwycić opóźnienia w realizacji całego przedsięwzięcia. Data zakończenia zadania, które nie zostało wykonane, a jego termin minął przyjmuje barwę czerwoną.
2. Zarządzanie z poziomu wykresu
Bezpośrednio z poziomu wykresu Gantta istnieje możliwość zarządzania zadaniami wchodzącymi w skład projektu. Jest to przydatne, podczas edycji wybranego zadania, dodania następnego zadania lub podzadania. Powiadamianie wybranych pracowników i umieszczanie komentarzy jest możliwe bez przeklikiwania się pomiędzy kartami aplikacji.
3. Zasoby ludzkie
Analogicznie do wykresu zadań Gantta, możliwy jest podgląd informacji dotyczących czynności w podziale na poszczególnych użytkowników, czyli wykres zasobów ludzkich. Możliwe jest wyświetlenie zadań przypisanych do użytkownika dla pojedynczego projektu lub dla wszystkich działań w jakich bierze udział.
4. Ścieżka krytyczna
Wyznaczenie ścieżki krytycznej i dopilnowanie terminów wykonania zadań krytycznych jest krokiem do sukcesu przy realizacji projektu. Ścieżka krytyczna to ciąg takich zadań, że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźnia zakończenie całego projektu. W aplikacji Wykres Gantta za pomocą jednego kliknięcia wyznaczysz ścieżkę krytyczną.
5. Widok zadań użytkownika
Lista zadań przydzielonych dla zalogowanego użytkownika przedstawiona jest w prostym widoku graficznym lub tabelarycznym z podziałem na zadania do wykonania, zagrożone, po terminie lub zakończone. Wszystkie informacje związane z realizowanym projektem mogą być gromadzone w społeczności HCL Connections.
Połączenie aplikacji Zarządzanie Projektami ze środowiskiem HCL Connections pozwala wszystkie czynności dotyczące zarządzania projektem i współpracownikami zamknąć w jednym oprogramowaniu. Daje również szerokie możliwości koordynowania współpracowników oraz oszczędność czasu, co dodatkowo jest plusem przy prowadzeniu jednocześnie wielu projektów. Nasze aplikacje wdrażamy w oparciu o potrzeby Klienta i dopasowujemy je do jego oczekiwań.
